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Modulo 5, database, parte 5 di 6: report, sei punti.
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NOTA: dove non specificato diversamente è inteso che, per questa parte, la finestra di lavoro è quella che si ha cliccando sull'oggetto "report" presente nell'elenco degli oggetti disponibili per il database attivo.
punto 1 di 6. Argomenti: creare e salvare un report basato su una tabella o su una query.
Un report, come già detto, serve per fare visualizzazioni riepilogative dei dati contenuti nelle tabelle. Generalmente i report si creano mediante la creazione guidata e poi si riaggiustano tramite la visualizzazione struttura. Per creare un report mediante la creazione guidata aprire "crea un report mediante una creazione guidata". Di nuovo la prima finestra chiede su quali tabelle o query deve essere basato il report. Una volta scelti i campi che interessa stampare/visualizzare si preme su avanti. In questa finestra si deve indicare se i dati devono essere raggruppati secondo qualcuno dei campi inseriti, oppure se non devono essere raggruppati. Sulla destra viene visualizzato uno schema di come sarà poi strutturato il report. Una volta creati gli eventuali raggruppamenti si può premere sul pulsante "opzioni raggruppamento" per specificare le opzioni secondo le quali devono essere fatti i raggruppamenti (utile soprattutto nel caso in cui sia stato scelto un campo di tipo data/ora nel raggruppamento). Definite le opzioni si può premere su avanti per specificare se i dati devono essere ordinati secondo qualche criterio. In tale finestra si possono specificare anche dei calcoli di riepilogo, che invece saranno descritti nel punto 4 mediante la visualizzazione struttura. Premendo ancora su avanti si deve impostare il layout del report, scegliendolo fra quelli disponibili e osservando l'anteprima sulla sinistra. Premendo ancora avanti si arriva alla finestra in cui regolare lo stile del report, scegliendolo fra quelli disponibili. Scelto anche lo stile si preme su avanti, si dà un nome al report e si preme su fine e il report viene salvato e visualizzato.
punto 2 di 6. Argomenti: modificare la collocazione dei campi di dati e le intestazioni all'interno di un report.
Se il report così come è uscito dalla creazione guidata non soddisfa lo si può ritoccare manualmente aprendolo in visualizzazione struttura. In questa modalità si possono fare tutte le modifiche necessarie, come ad esempio spostare alcuni campi da un punto all'altro semplicemente trascinandoli nella posizione desiderata, oppure agire sulla formattazione, servendosi degli strumenti di formattazione consueti. Per modificare le intestazioni presenti nel report basta cliccare sulle etichette da ritoccare e inserire le modifiche desiderate. Si possono inserire anche altre etichette, con lo stesso metodo descritto per le maschere.
I report si dividono in più parti: l'intestazione di pagina report, che viene visualizzata una sola volta, all'inizio della prima pagina del report; l'intestazione di pagina pagina (non è un errore di battitura, si chiama così!), che viene visualizzata all'inizio di ogni pagina del report; l'intestazione di pagina di un eventuale gruppo, che viene visualizzata all'inizio di ogni gruppo di dati; il corpo, che viene ripetuto per ogni record; il piè di pagina di un eventuale gruppo, che viene visualizzato alla fine di ogni gruppo di dati (è qui che si fanno i conteggi e i calcoli parziali, relativi ad un solo gruppo di dati); il piè di pagina pagina (non è un errore di battitura!), che viene visualizzato alla fine di ogni pagina; il piè di pagina report, che viene visualizzato una sola volta, alla fine del report. È possibile apportare modifiche in ognuna di queste sezioni, in base alle necessità, tenendo presente il significato di ogni sezione. Spesso non tutte le sezioni sono visualizzate: per mostrare una determinata sezione scegliere visualizza-ordinamento e raggruppamento (o cliccare sul pulsante presente nella barra degli strumenti) e inserire le varie sezioni mancanti che si desiderano. Ogni sezione, per poter essere utilizzata, deve essere allargata con il mouse, come si è fatto per l'intestazione e il piè di pagina delle maschere. È evidente, da ciò che è scritto sopra, che un campo collocato nel corpo piuttosto che nell'intestazione di pagina del gruppo ha effetti totalmente diversi sul report! Provare per credere...ad esempio nel report di una ipotetica tabella "clienti", che contenga il campo "provincia", se metto il campo "provincia" nella sezione "intestazione di pagina provincia" ottengo una stampa di tutti i clienti divisi per provincia, mentre se il campo "provincia" lo metto nel corpo assieme a tutti gli altri campi della tabella ottengo una semplice stampa totale della tabella "clienti".
punto 3 di 6. Argomenti: raggruppare i dati di un report in ordine crescente o decrescente.
Per cambiare il criterio di ordinamento dei dati del report, se non si è fatto durante la creazione guidata, si può agire tramite la già nota finestra visualizza-ordinamento e raggruppamento: in tale finestra, per ogni campo coinvolto nel report, si può specificare, sulla colonna di destra, il rispettivo criterio di ordinamento. Per ordinare prima per un campo e poi per un altro, riordinare le righe di tale finestra secondo l'ordinamento desiderato.
punto 4 di 6. Argomenti: calcolare adeguatamente somme, medie, massimi, minimi, conteggi.
Per calcolare somme, medie, massimi, minimi e conteggi ci sono apposite funzioni, che si chiamano rispettivamente "somma()", "media()", "max()", "min()", "conteggio()". Il loro argomento (che va inserito all'interno delle partentesi tonde) è il nome del campo sul quale devono agire. Il funzionamento di tali funzioni è STRETTAMENTE legato alla sezione nella quale tali funzioni sono inserite. Per inserire una certa funzione in una delle sezioni esistenti è necessario mostrare la barra degli strumenti chiamata "casella degli strumenti", selezionare lo strumento "casella di testo" al suo interno e inserire tale elemento nella sezione desiderata. Una volta fornita una descrizione adeguata alla casella di testo, digitando il testo nell'etichetta corrispondente, nella casella di testo è necessario scrivere "=nome_funzione(campo)", dove "nome_funzione" è una delle funzioni elencate qui sopra e "campo" è il campo sul quale la funzione deve agire. Esempio: supponiamo di avere una tabella "clienti" nella quale, fra gli altri campi, siano presenti i campi "codice_cliente" e "provincia"; supponiamo di aver creato un report che mostri tutti i clienti divisi per provincia di residenza (quindi il campo "provincia" si trova nella sezione "intestazione di pagina provincia"); per sapere quanti clienti risiedono in una certa provincia è necessario visualizzare la sezione "piè di pagina provincia" all'interno della quale inserire una casella di testo con scritto dentro "=conteggio(codice_cliente)": tale funzione conta quanti clienti sono stati visualizzati all'interno della provincia corrente; se la stessa casella di testo, con lo stesso contenuto, venisse inserita nella sezione "piè di pagina report", quale risultato darebbe?
punto 5 di 6. Argomenti: inserire e modificare testo nell'intestazione e nel piè di pagina del report.
L'inserimento e la modifica di elementi descrittivi nelle varie parti del report è stato descritto al punto 2 ed è analogo a quanto detto per le maschere: basta ricordarsi che per inserire una descrizione è necessario usare lo strumento "etichetta"
punto 6 di 6. Argomenti: cancellare, salvare e chiudere un report.
Per cancellare un report esistente lo si deve selezionare e poi si deve premere sul tasto "elimina" presente nella finestra del database, oppure ci si può cliccare sopra con il destro e scegliere "elimina" dal menù contestuale. L'eliminazione non può essere annullata. Per salvare un report premere su file-salva, mentre per chiuderlo usare la classica X della sua finestra. NOTA: anche i report vengono costruiti "al volo" sulla base delle informazioni della tabella o della query sui quali si basano, quindi salvando un report viene salvata solo la sua struttura e NON i dati che mostra, che sono contenuti nelle tabelle alle quali il report si riferisce.

Esercitazioni: creare un report che visualizzi tutti i pazienti divisi per medico; per ogni medico deve essere visualizzato il totale dei pazienti; alla fine del report deve essere mostrato il totale di pazienti e di medici dello studio e il numero medio di pazienti per ogni medico; fare le opportune modifiche per formattare al meglio il report.