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Modulo 5, database, parte 4 di 6: cercare informazioni, otto punti.
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punto 1 di 8. Argomenti: cercare informazioni in una tabella con il comando di ricerca.
Per effettuare ricerche in un database ci sono vari strumenti. Iniziamo con il più grezzo e meno utilizzato: la ricerca con il comando di ricerca. Per effettuare questa ricerca si deve prima di tutto aprire la tabella nella quale si vogliono cercare le informazioni, posizionarsi sulla colonna sulla quale si vuole effettuare la ricerca e aprire modifica-trova. Si apre la consueta finestra di ricerca nella quale inserire, in alto, il testo da ricercare e specificare, nella casella combinata "cerca in" dove effettuare la ricerca, se nel campo selezionato o nell'intera tabella. Nella casella combinata "confronta" si può specificare se la ricerca deve restituire solo risultati esatti, scegliendo "campo intero", oppure se la ricerca può restituire anche campi che contengono il testo inserito solo all'inizio del campo (scegliendo "inizio campo") o in qualsiasi punto del campo, scegliendo "parte del campo". Altre opzioni di ricerca possono essere specificate premendo sul pulsante "altro". Per iniziare la ricerca si preme, analogamente a quanto accade su word ed excel, sul tasto "trova successivo". Gli eventuali campi che contengono testo che corrispondono ai criteri di ricerca vengono evidenziati.
punto 2 di 8. Argomenti: applicare un filtro ad una tabella e ad una maschera.
Un altro modo per effettuare le ricerche è l'utilizzo dei filtri. Applicando un filtro i dati della tabella (o maschera) ai quali il filtro è applicato vengono "filtrati", cioè vengono visualizzati solo i dati che corrispondono ai criteri impostati nel filtro. Il filtro più comune è quello "in base a selezione": per applicare un filtro in base alla selezione si devono selezionare dei dati contenuti in un campo e poi premere sul pulsante "filtro in base a selezione" presente nella barra degli strumenti, oppure cliccare sulla stessa voce del menù che si apre cliccando con il tasto destro sul testo selezionato. Una volta applicato il filtro i dati visualizzati vengono ridotti, in quanto filtrati. I filtri si applicano nello stesso modo sia sulle tabelle che sulle maschere. Per eliminare un filtro e ritornare così a visualizzare tutti i dati della tabella (o maschera) si preme sul pulsante "rimuovi filtro" presente nella barra degli strumenti.
punto 3 di 8. Argomenti: creare e salvare una query su una o più tabelle.
Una query, come già detto, serve per fare interrogazioni al database. Per creare una query si selezionare l'oggetto query nella finestra del database e poi premere su "crea una query in visualizzazione struttura". Si apre una finestra in cui è possibile definire una query al database. Per definire la query si devono prima di tutto scegliere le tabelle sulla quale si vuole effettuare la ricerca, selezionandole dalla finestra query-mostra tabella (che di solito è già visualizzata durante la creazione di una nuova query). Una volta scelte le tabelle desiderate si chiude la finestra e si procede alla creazione vera e propria. Per creare la query si devono trascinare nella griglia presente in basso i campi che si vogliono includere nei risultati della ricerca. Una volta inseriti tutti i campi che si vogliono visualizzare nei risultati della ricerca si deve passare alla definizione dei criteri di ricerca (vedi punto successivo).
punto 4 di 8. Argomenti: aggiungere e modificare criteri ad una query usando gli operatori minore, maggiore, minore o uguale, maggiore o uguale, uguale, diverso, AND, OR.
Un criterio di ricerca è una condizione che deve essere verificata affinché un determinato record sia incluso nei risultati della ricerca. Per inserire un criterio di ricerca per un certo campo bisogna andare, durante la creazione di una query in visualizzazione struttura, nella tabella presente in basso, sotto la colonna del campo al quale si vuole applicare il criterio, in corrispondenza della riga "criteri". In tale cella si deve inserire la condizione desiderata, mediante i già noti operatori >, <, >=, <=, =, <>. Insieme a questi operatori di confronto si possono usare gli operatori logici "AND" e "OR", per specificare più condizioni per lo stesso campo. Uso di AND e OR: l'espressione "condizione1 AND condizione2" è vera se "condizione1" e "condizione2" sono vere CONTEMPORANEAMENTE, è falsa negli altri casi, cioè quando almeno una delle due condizioni è falsa; l'espressione "condizione1 OR condizione2" è vera se ALMENO UNA fra "condizione1" e "condizione2" è vera, è falsa negli altri casi, cioè quando sia "condizione1" che "condizione2" sono false. Le condizioni possono essere "concatenate" usando più volte gli operatori "AND" e "OR". Quando ci sono più condizioni "concatenate" è necessario stare attenti all'ordine con il quale queste vengono valutate, quindi è SEMPRE opportuno usare le parentesi tonde. Esempio di criterio: supponiamo di avere una tabella "dipendenti", che contiene il campo "paga_oraria"; voglio fare una query che mostri i soli dipendenti che hanno una paga compresa fra 8 e 10 euro l'ora; allora devo trascinare tutti i campi della tabella dipendenti nella tabella della query e, sotto il campo "paga_oraria", in corrispondenza della riga dei criteri, scrivo ">=8 AND <=10". NOTA: per l'uso dell'operatore uguale ("=") in un certo criterio non occorre scrivere, ad esempio, "=4", ma basta scrivere "4". Al posto di numeri e stringhe costanti, nei criteri di una query, si possono mettere anche dei parametri, il cui input viene richiesto all'utente in fase di esecuzione della query. Per specificare un parametro invece che un valore costante basta racchiudere, nel criterio, il nome del parametro fra parentesi quadre. Esempio di criterio con parametri (parallelo al precedente esempio della query dello stipendio compreso fra un valore minimo e un valore massimo, questa volta generici) ">=[stipendio_minimo] AND <=[stipendio_massimo]".
punto 5 di 8. Argomenti: aggiungere, eliminare, spostare, mostrare e nascondere campi in una query.
Per aggiungere campi ad una query esistente basta aprirla in visualizzazione struttura e ripetere la procedura vista sopra. Per eliminare un campo da una query è necessario selezionare la colonna di tale campo nella finestra della struttura della query e premere su canc sulla tastiera. Per spostare un campo basta selezionare la relativa colonna e trascinarla nella nuova posizione. Per mostrare e nascondere un campo in una query basta spuntare o meno la casella "mostra" in corrispondenza del campo desiderato. L'utilità di un campo nascosto sta nel fatto di poter applicare dei criteri al campo senza l'obbligo di mostrarlo nei risultati della query.
punto 6 di 8. Argomenti: eseguire una query.
Una volta creata la nostra query per eseguirla è sufficiente premere su visualizza-visualizzazione foglio dati (oppure cliccare sull'icona corrispondente nella barra degli strumenti). Se nella query sono stati inseriti dei parametri access chiede di valorizzarli, cioè di inserire un valore che possa essere sostituito al nome generico inserito in fase di creazione della query. Una volta valorizzati gli eventuali parametri la query viene eseguita ed il risultato viene visualizzato sotto forma di tabella, in modalità foglio dati. ATTENZIONE: la query non è una tabella vera e propria, è una tabella TEMPORANEA che viene costruita AL VOLO, OGNI VOLTA che la si esegue, quindi il risultato di una query varia ogni volta che vengono variati i dati sui quali la query stessa si basa. Le modifiche apportate ai dati della query generalmente hanno effetto anche sui dati contenuti nella tabella di partenza, quindi fare attenzione!
punto 7 di 8. Argomenti: salvare, chiudere e cancellare una query.
Creata la query è opportuno salvarla, premendo su file-salva o chiudendola: viene richiesto un nome e poi viene aggiunta all'elenco delle query. RIPETO: la query NON è una tabella e quindi salvando una query NON si duplicano i dati delle tabelle di partenze, si salva semplicemente la struttura della query, che permette di creare, AL VOLO, una tabella temporanea in base ai criteri di ricerca impostati. Per chiudere una query basta fare click sulla X della sua finestra. Per cancellare una query esistente la si deve selezionare e poi premere sul tasto "elimina" contrassegnato da una X, oppure cliccarci sopra con il destro e premere su "elimina". L'eliminazione non può essere annullata.
punto 8 di 8. Argomenti: riordinare i dati di una tabella, di una maschera, del risultato di una query.
Per ordinare i risultati di una query c'è un'apposita riga "ordinamento", nella quali si può impostare il criterio di ordinamento desiderato (crescente o decrescente).
Nelle tabelle e nelle maschere invece per ordinare i dati secondo un certo campo basta cliccare con il destro su tale campo e scegliere dal menù contestuale l'ordinamento crescente o decrescente in base alle esigenze: se il campo è definito come un tipo numerico l'ordinamento è di tipo numerico (il numero 10 viene dopo il numero 1), se è definito come un tipo testuale allora l'ordinamento sarà alfabetico (il numero 10 viene prima del numero 1, la lettera "a" prima della lettera "b", ecc ecc), se è un tipo data/ora allora l'ordinamento sarà aggiustato per le date e le ore, automaticamente.

Esercitazioni: creare una query che mostri tutti i pazienti che vivono a firenze; creare un'altra query che mostri tutti i pazienti nati e residenti a firenze; applicare un filtro ad una tabella in modo che siano visualizzate le sole pazienti di sesso femminile (NB: nella tabella pazienti deve essere presente un campo "sesso", che può avere come valori esclusivamente "m" oppure "f". Se non c'è fare le opportune modifiche alla tabella). Spiegare la differenza fra una query ed una tabella.