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Modulo 5, database, parte 1 di 6: usare l'applicazione, sei punti.
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punto 1 di 6. Argomenti: sapere cos'è e come è organizzato un database; cos'è una chiave primaria ed un indice.
Un database è un archivio di dati contenuto in uno o più file. Nei database relazionali i dati sono organizzati in tabelle, i cui dati sono collegati tra loro mediante l'uso di codici. I dati contenuti in un database sono tra loro integrati, perché in essi non ci sono ripetizioni, in quanto si fa riferimento a dati comuni tramite codici. Ogni tabella di database si divide, come ogni tabella, in righe e colonne: le righe sono chiamate "record" o semplicemente righe, mentre le colonne nelle quali le righe sono suddivise sono dette "campi". Ogni entità memorizzata nella tabella viene descritta attraverso le informazioni contenute nei campi. Un esempio di tabella potrebbe essere la tabella "libri" di un database "biblioteca", che potrebbe contenere i campi "codice libro", "titolo libro", "codice autore", "codice tipo libro", "numero pagine", "codice editore". Ogni record di tale tabella corrisponderebbe ad un libro, le cui informazioni sarebbero memorizzate nei campi presenti. Notare l'uso dei codici: ad esempio per l'autore viene utilizzato il campo "CODICE autore" e non il cognome dell'autore: questo proprio per il fatto di evitare la ripetizione di dati, che potrebbe generare errori e incompletezze e che, senza dubbio, farebbe occupare molto più spazio al database. Ma allora come si fa a sapere chi effettivamente ha scritto un certo libro, se si ha solo il codice dell'autore? Semplice, nel database ci sarà un'altra tabella, chiamata ad esempio "autori", che conterrà i seguenti campi: "codice autore", "cognome e nome", "data di nascita", ecc... È evidente la corrispondenza fra il campo "codice autore" presente nella tabella "libri" e quello presente nella tabella "autori": tale corrispondenza permette, dato un libro, di risalire al suo autore oppure, dato un autore, di trovare tutti i libri che tale autore ha scritto. Lo stesso discorso può essere fatto per quanto riguarda la tipologia dei libri e per le informazioni riguardanti l'editore. In questo ipotetico database "biblioteca" ci potrebbero poi essere altre tabelle, come ad esempio la tabella "lettori", contenente informazioni sugli utenti della biblioteca, e la tabella "prestiti", contenente informazioni sui prestiti di libri che, come vi potrete immaginare, sarà collegata alla tabella "lettori" e alla tabella "libri", sempre mediante codici. Quando un codice contenuto in un campo serve per identificare UNIVOCAMENTE un certo record di una determinata tabella, tale campo si dice CHIAVE PRIMARIA. Ogni tabella deve contenere una chiave primaria. Nell'esempio fatto sopra la chiave primaria della tabella "libri" è il campo "codice libro", mentre la chiave primaria della tabella "autori" è il campo "codice autore": tali campi infatti (supponendo che i codici in questione siano dei codici progressivi) identificano univocamente, senza ambiguità, rispettivamente un determinato libro e un determinato autore. Da quello detto fino ad ora si capisce quindi che, in una certa tabella, il campo definito come chiave primaria NON PUÒ ammettere valori duplicati.
La chiave esterna invece è quel campo, NON univoco, che serve per fare il collegamento con un campo definito come chiave primaria che è contenuto in un'altra tabella. Ad esempio il campo "codice autore" presente nella tabella "libri" è una chiave esterna, perché collega il libro al "codice autore", definito come chiave primaria, presente nella tabella "autori".
Un indice è un oggetto definito su uno o più campi che consente di velocizzare la ricerca e l'ordinamento dei dati in una certa tabella secondo il campo o i campi sul quale o sui quali è definito. Può essere utilizzato anche per garantire l'unicità dei dati contenuti in un campo, senza doverlo definire come chiave primaria. Definendo una chiave primaria viene automaticamente creato un indice sul campo sul quale è stata definita la chiave primaria.
Quando si crea un tabella vengono definiti anche i campi che la compongono. Per definire un campo di una tabella sono necessari un nome (diverso per ogni campo di una certa tabella: cioè in una tabella non ci possono essere due campi con lo stesso nome), un tipo di dati (cioè è necessario stabilire quale tipologia di dati dovrà essere memorizzata in tale campo, scegliendo fra testo, data/ora, numerico, contatore, valùta, sì/no, memo) e delle proprietà per il campo (ad esempio la dimensione massima, oppure dei criteri per accettare o meno alcuni dati all'interno del campo).
Alcune note sui tipi di dati meno immediati da comprendere: il tipo di dati "contatore" non è altro che un numero che si incrementa automaticamente ad ogni inserimento di un nuovo record (un codice progressivo), è gestito da access in modo completamente automatico ed in genere è utilizzato per i campi che si vogliono definire come chiave primaria; il tipo "sì/no" consente di inserire solo due tipi di informazione, un sì oppure un no (che corrispondono ad un vero/falso, in programmazione); il tipo "memo" consente di inserire del testo in quantità maggiori rispetto al formato "testo" che consente solo, al massimo, 255 caratteri.
punto 2 di 6. Argomenti: le relazioni tra le tabelle: le motivazioni e l'importanza delle regole per assicurarsi che le relazioni siano valide.
Come scritto sopra le relazioni fra le tabelle consentono di ridurre le dimensioni del database e la possibilità di effettuare errori nel trattamento dei dati. Inoltre sono molto utili nel caso si debbano fare modifiche ai dati contenuti nel database a causa di errori iniziali di inserimento o per la variazione delle informazioni: ad esempio, sempre parlando del database "biblioteca" sopra descritto, se si deve per qualche ragione cambiare la data di nascita di un certo autore, basta cambiarla nel record dell'autore, nella tabella "autori" e non in ogni record in cui è presente un libro scritto dall'autore in questione, nella tabella libri. È quindi molto importante che le relazioni siano valide, ad esempio è importante che ogni libro abbia associato un autore definito dentro la tabella autori. L'insieme di regole che assicurano la validità delle relazioni si chiama "integrità referenziale". Le regole dell'integrità referenziale non permettono ad esempio che nella tabella "libri" sia presente (a seguito di un inserimento o di una modifica) un libro che non è associato ad un autore presente nella tabella "autori". Per la stessa ragione non è consentito eliminare il record di un autore che ha associati dei libri. Mentre, attenzione, NON c'è alcun problema se c'è qualche autore che non ha associato alcun libro.
punto 3 di 6. Argomenti: aprire e chiudere un DBMS e un database esistente; creare un nuovo database; salvare un database.
Un DBMS (DataBase Management System, sistema di gestione di database) è un programma che si occupa della gestione di database. Access è un DBMS. Per aprire access basta cercarlo nel menù start-programmi oppure sul desktop, come ogni altra applicazione.
I file di database di access hanno estensione .mdb (Microsoft DataBase). Per aprirne uno basta farci doppio click sopra, da windows, oppure basta aprire access, scegliere "apri file esistente" e nell'elenco sotto scegliere "altri file", quindi cercare il file desiderato ed aprirlo premendo su apri.
Per chiudere access basta premere file-esci oppure sulla classica "x" della finestra più esterna di access.
Per creare un nuovo database di deve aprire access e scegliere "database di access vuoto", oppure premere su file-nuovo e scegliere "database", oppure agire tramite la barra degli strumenti: al momento della creazione è necessario salvare immediatamente il nuovo database, scegliendo nome e posizione.
Via via che si fanno modifiche al database queste vengono salvate automaticamente, quindi non è necessario salvare esplicitamente il proprio lavoro: i salvataggi sono fatti prima di ogni azione rilevante, in modo automatico o dopo una richiesta di conferma.
punto 4 di 6. Argomenti: usare la guida in linea.
L'uso della guida in linea è analogo a quanto già visto in precedenza per word. Leggere modulo 3 parte 1 punto 5.
punto 5 di 6. Argomenti: cambiare la modalità di visualizzazione di una tabella, maschera, query, report.
All'interno di access ci sono principalmente 4 tipi di oggetti: le tabelle, che sono state descritte in precedenza; le maschere, che consentono di accedere ai dati contenuti nelle tabelle tramite un'interfaccia a finestre; le query (interrogazioni) che consentono di reperire dati dalle tabelle, mediante ricerche; i report, che consentono di fare visualizzazioni riepilogative ed eventualmente stampe dei dati contenuti nelle tabelle. Per ognuno di questi oggetti ci sono due modalità di visualizzazione: la modalità struttura e la modalità "normale"; la modalità struttura è identificata da un'icona contenente righello e squadra e permette di effettuare modifiche alla struttura dell'oggetto in questione, mentre l'altra modalità, quella "normale", consente di visualizzare il contenuto dell'oggetto (per le tabelle, query vengono visualizzati i dati, nella così detta modalità "foglio dati", mentre per maschere e report viene visualizzata un'anteprima). La modalità "normale" è quella usata dall'utente finale per interagire con il database, mentre la modalità "struttura" è quella usata da chi crea il database per modificare e creare gli oggetti come le tabelle, le maschere, le query e i report. Per aprire uno di questi oggetti in visualizzazione struttura basta cliccarci sopra e poi premere sul pulsante "struttura"; per l'altra modalità invece si deve premere sul pulsante "apri" oppure "anteprima", a seconda dell'oggetto. Una volta aperto un oggetto in una delle due modalità presenti per passare all'altra modalità basta premere sul menù visualizza e scegliere la modalità desiderata, oppure agire tramite le icone corrispondenti presenti sulla barra degli strumenti.
punto 6 di 6. Argomenti: mostrare e nascondere le barre degli strumenti.
Le barre degli strumenti si gestiscono allo stesso modo visto in word, per informazioni vedere modulo 3 parte 1 punto 7.

Esercitazioni: creare un nuovo database; spiegare le motivazioni delle relazioni fra le tabelle.