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Modulo 4, fogli elettronici, parte 4 di 7: formule e funzioni, cinque punti.
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punto 1 di 5. Argomenti: eseguire operazioni aritmetiche come addizione, sottrazione, moltiplicazione e divisione.
Lo scopo principale di excel è quello di eseguire calcoli, ma in modo diverso rispetto ad una semplice calcolatrice. Abbiamo visto che i dati sono inseriti in excel nella griglia, cioè nell'insieme di celle presenti, ciascuna delle quali è identificabile tramite una lettera per la colonna ed un numero per la riga (in questo ordine, PRIMA la colonna e POI la riga), come in battaglia navale. Per eseguire un calcolo dobbiamo quindi dire ad excel, ad esempio per eseguire la somma del contenuto delle celle a1, a2, a3, "esegui a1+a2+a3". Ovviamente è necessario tradurre questa frase in modo che sia comprensibile ad excel.
PRIMA DI TUTTO occorre chiedersi DOVE si vuole che venga visualizzato il risultato di una certa operazione (o sequenza di operazioni), cioè è necessario individuare in quale cella il risultato deve comparire. Una volta individuata la cella, supponiamo la cella a4, si deve selezionare la cella a4, scriverci "=a1+a2+a3" e premere invio: il risultato di tale operazione viene visualizzato, appunto, nella cella a4.
Quindi per inserire una formula, una QUALSIASI formula, è necessario che questa sia preceduta dall'uguale (=), così excel capisce che quello che segue l'uguale è una formula e deve essere visualizzato solo il risultato. Per cambiare operazione basta cambiare il simbolo: ad esempio per la sottrazione si usa "-", per la divisione si usa "/", per la moltiplicazione si usa "*", per l'elevamento a potenza si usa "^". Ovviamente in una stessa formula ci possono essere più operazioni. Valgono le precedenze classiche: prima vengono eseguite moltiplicazioni e divisioni e POI somme e sottrazioni, entrambe nell'ordine in cui si presentano. Tali precedenze possono essere modificate usando le parentesi tonde: prima di tutto viene valutato ciò che è scritto tra parentesi. È possibile nidificare le parentesi tonde una dentro l'altra, basta non fare confusione facendo cose tipo "accavallamenti" di parentesi.
Qui adesso si capisce la differenza che esiste fra ciò che è scritto in una certa cella e ciò che è scritto nella barra della formula quando una cella è selezionata: nella cella viene visualizzato il risultato dell'operazione che è scritta nella barra della formula. Quindi per modificare una formula di deve agire sulla barra della formula, il risultato non può essere modificato direttamente.
Notare che TUTTI i risultati delle formule cambiano non appena si cambiano i dati contenuti nelle celle, senza bisogno di fare altre operazioni.
Suggerimento: per inserire più velocemente la lettera e il numero di una certa cella, dopo essersi assicurati della presenza del cursore di inserimento nella barra della formula, basta cliccare sulla cella della quale si vogliono inserire i riferimenti e excel li inserisce automaticamente.
punto 2 di 5. Argomenti: riconoscere i messaggi di errore più comuni associati all'uso delle formule.
I messaggi di errore associati all'uso delle formule vengono scritti nella cella in cui dovrebbe venir scritto il risultato dell'operazione, generalmente iniziano con il carattere cancelletto (#). Vediamo i più comuni:
-#DIV/0 significa che si sta cercando di fare una divisione per zero;
-####### significa che il risultato non entra nella cella: allargare la colonna; oppure significa che la cella contiene una formula che produce una data o un ora negativi;
-#N/D significa che c'è un valore che non è disponibile per una certa formula (non comune);
-#NULLO! significa che è stata specificata l'intersezione di due aree che non si intersecano (non comune);
-#NUM! significa che c'è un problema con uno dei numeri di una formula o una funzione (ad esempio il numero è troppo grande o troppo piccolo, oppure è inaccettabile per una determinata funzione, ad esempio se si tenta di fare la radice quadrata di un numero negativo);
-#RIF! significa che il riferimento di una cella non è valido;
-#VALORE! significa che è stato utilizzato un argomento di tipo sbagliato (non comune);
-#NOME? significa che excel non riconosce un parte del testo di una formula;
Una guida molto più dettagliata sugli errori si può ottenere consultando la guida in linea, digitando "#" nel testo da cercare.
punto 3 di 5. Argomenti: riferimenti relativi, misti e assoluti.
Il riferimento ad una cella è la coppia lettera e numero che individua una cella. Quando si effettua la copia di una cella che contiene una formula con il primo dei due modi visti in parte 4 punto 5 excel, a meno che i riferimenti delle celle contenute nella formula non siano stati forniti in modo assoluto, aggiorna automaticamente tutti i riferimenti. Questa funzione è molto utile: ad esempio se nella cella a3 ho scritto "=a1+a2", cioè "esegui la somma di a1 e a2" e copio la cella a3 nella cella b3 perché in b1 e b2 ho altri dati dei quali voglio conoscere la somma, excel (a meno di aver specificato i riferimenti come assoluti) aggiorna da solo il contenuto copiato in b3, in base a quante righe e colonne dista b3 da a3. In questo caso b3 si trova una colonna a destra di a3 e quindi la formula che excel scrive in b3 sarà "=b1+b2", che è proprio quello che volevamo fare.
A volte però può essere necessario bloccare una delle componenti di una formula, in modo che non venga aggiornata automaticamente durante gli spostamenti, perché magari abbiamo una componente fissa sul foglio di lavoro che deve essere utilizzata in tutti i calcoli. Per bloccare la cella basta anteporre il simbolo del dollaro ($) sia alla lettera della colonna sia al numero della riga nel riferimento della cella che desideriamo venga bloccata, ad esempio ottenendo, in a4, "=$a$1*(a2+a3)" e, copiando il contenuto in b4, "=$a$1*(b2+b3)".
È possibile anche bloccare solo il riferimento di riga o solo il riferimento di colonna di una certa cella, mettendo il dollaro solo davanti alla lettera o solo davanti al numero, a seconda dei casi.
punto 4 di 5. Argomenti: le funzioni di somma, media, massimo, minimo, conteggio.
Al posto di alcune formule si possono usare le funzioni. Partiamo da un esempio di funzione: per eseguire la somma delle celle a1, a2, a3 e a4 si può scrivere, usando le normali formule, nella cella a5, "=a1+a2+a3+a4"; se invece si vuole usare una funzione si dovrà scrivere in questo caso, sempre nella cella a5, "=somma(a1:a4)", ottenendo lo STESSO risultato.
Analizziamo questo esempio. "somma" è il nome della funzione che stiamo utilizzando; le cose contenute fra le parentesi tonde sono l'argomento della funzione; i due punti, all'interno dell'argomento della funzione, indicano che si vuole prendere tutte le celle comprese fra la cella che sta a sinistra e quella che sta a destra dei due punti (in questo caso fra la cella a1 e la cella a4). Invece per specificare SOLO due celle le si deve separare da un punto e virgola ";". Per esempio per sommare SOLO il contenuto delle celle a1 e a4 si deve mettere il punto e virgola al posto dei due punti, in questo modo: "=somma(a1;a4)".
La funzione "somma" esegue quindi la somma algebrica del contenuto delle celle indicate nell'argomento.
La funzione "media" esegue la media aritmetica del contenuto delle celle indicate nell'argomento (NB: la media fra i numeri x1, x2, x3, ..., xn è il numero (x1+...+xn)/n; ad esempio la media fra 2, 4 e 9 è (2+4+9)/3=5).
La funzione che restituisce il valore massimo fra quelli contenuti nelle celle indicate nell'argomento si chiama "max". La funzione che restituisce il valore minimo fra quelli contenuti nelle celle indicate nell'argomento si chiama "min".
Per effettuare dei conteggi si possono usare le funzioni "conta.numeri", "conta.se", "conta.valori", "conta.vuote" che, rispettivamente, restituiscono il numero di celle contenenti numeri, il numero di celle che corrispondono al criterio dato, il numero di celle non vuote, il numero di celle vuote.
L'argomento di tutte le funzioni presentate in questo punto, tranne la funzione "conta.se", è costituito dall'intervallo di celle alle quali applicare la funzione. Per la funzione "conta.se" l'argomento invece è (intervallo_di_valori; "criterio"), dove "criterio" è una espressione del tipo ">2" oppure "=b5": per ogni cella inclusa nell'intervallo viene valutata la condizione e, se la condizione risulta vera, la cella viene compresa nel conteggio.
NOTA: l'elenco completo delle funzioni presenti in excel, con una breve descrizione e con gli argomenti richiesti è disponibile nel menù inserisci-funzione, che apre una finestra in cui sono presenti tutte le funzioni divise per categoria. Scegliendone una si apre una finestra che guida nell'inserimento degli argomenti della funzione. Un altro modo per accedere all'elenco delle funzioni è premere sull'uguale che si trova nella barra della formula e poi, dalla casella combinata che appare, a sinistra, scegliere "altre funzioni".
punto 5 di 5. Argomenti: la funzione "se".
La funzione "se" è molto utile nel caso in cui si debbano prendere delle decisioni. La struttura della funzione "se" è la seguente: "=se(condizione; se_condizione_è_vera; se_condizione_è_falsa)". "condizione" è un'espressione che può essere o vera o falsa, costruita usando gli operatori di confronto (cioè = uguale, < minore, > maggiore, <= minore o uguale, >= maggiore o uguale, <> diverso da). Un esempio di condizione è "a1>=a2" che significa "a1 maggiore o uguale a a2". Al posto di "se_condizione_è_vera" si deve inserire cosa fare nel caso in cui "condizione" sia vera. Al posto di "se_condizione_è_falsa" si deve inserire cosa fare nel caso opposto in cui "condizione" sia falsa.
Esempio di funzione "se": nella cella a2 scrivo "=se(a1>=0; "Ho un utile"; "Ho una perdita")". Questa funzione mostra nella cella a2 la frase "Ho un utile" nel caso in cui il contenuto di a1 sia maggiore o uguale a zero, altrimenti (cioè se a1 è minore di zero) mostra la frase "Ho una perdita". Al posto delle frasi si può mettere una qualunque altra espressione o funzione. È possibile anche nidificare più funzioni "se" l'una dentro l'altra. Ad esempio nella cella a2 scrivo "=se(a1>=6; se(a1>=7; "Hai preso un voto alto!"; "Hai preso un voto sufficiente..."); "Hai preso un voto non sufficiente...")": come agisce questa funzione?
Nel caso in cui ci siano molte funzioni "se" nidificate consiglio di farsi un diagramma con carta e penna.

Esercitazioni: verificare che a1+a2*a3 è diverso da (a1+a2)*a3. Perché? Testare la funzionalità dei riferimenti relativi, assoluti e misti inserendo opportune tabelle di dati e copiano le formule da una cella all'altra.
Inserire una formula per il calcolo della media e poi fare la stessa cosa usando la funzione "media". Cambia qualcosa? cosa?
Inserire una formula che faccia quanto segue: se il valore di una certa cella è maggiore di zero scrive "sì", altrimenti scrive "no".
DIFFICILE: Scrivere una formula che trasforma un voto espresso in decimi in un voto a parole in modo che un voto fino a 4 compreso corrisponda a "gravemente insufficiente", dal 4 al 6 escluso "insufficiente", dal 6 al 7 escluso "sufficiente", dal 7 all'8 escluso "buono", dall'8 al 9 escluso "molto buono", dal 9 in poi "ottimo".