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Modulo 3, elaborazione testi, parte 6 di 6: preparazione della stampa, quattro punti.
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punto 1 di 4. Argomenti: l'importanza del controllo di un documento, sia dal punto di vista delle impostazioni, dell'aspetto e dell'ortografia.
Una volta scritto e adeguatamente formattato un documento si deve passare alla fase di rilettura, così da scovare tutti i possibili errori. È molto importante che un documento sia corretto sia sotto l'aspetto della formattazione e del contenuto che della grammatica e dell'ortografia. Un documento che graficamente si presenta bene ma che contiene errori di battitura o di grammatica perde moltissimo: ad esempio mette subito in evidenza il fatto che è stato scritto di fretta e senza curarsi di rileggerlo, soprattutto se gli errori sono grossolani.
punto 2 di 4. Argomenti: usare il controllo ortografico, inserire nuove parole nel dizionario del programma.
Per quanto riguarda l'ortografia e, in parte, per la grammatica, nei moderni programmi di elaborazione testi sono incluse delle procedure per effettuare il controllo ortografico e grammaticale, a patto che siano stati installati i dizionari nella lingua in cui il documento è stato redatto. In word il controllo ortografico e grammaticale si avvia premendo su strumenti-controllo ortografia e grammatica: si avvia una finestra che evidenzia le eventuali parole "colpevoli" di essere errate e spesso, in basso, ci sono una serie di proposte per la correzione. È possibile scegliere una di tali proposte evidenziandola e premendo su "cambia", oppure si può correggere manualmente nell'area di testo presente in alto per poi premere di nuovo su "cambia". Se si desidera aggiungere la parola al dizionario si deve fare click su "aggiungi", mentre se non si vuole aggiungere la parola al dizionario ma tale parola deve essere considerata corretta si preme su "ignora", oppure su "ignora tutto" nel caso si desiderino ignorare tutte le ripetizioni di tale parola in tutto il documento. Per applicare la modifica di una parola a tutto il documento premere su "cambia tutto".
Durante la digitazione le parole ritenute scorrette vengono sottolineate in rosso di solito. Tale sottolineatura non è presente in fase di stampa. Per aggiungere una parola al dizionario è anche possibile inserirla all'interno del documento, selezionarla e poi scegliere "aggiungi" dal menù che si apre facendoci click con il tasto destro del mouse.
punto 3 di 4. Argomenti: visualizzare l'anteprima di stampa del documento.
L'anteprima di stampa di un documento è utile per risparmiare carta: con l'anteprima di stampa è possibile vedere come sarà il documento una volta che sarà stampato, visualizzando il risultato ovviamente sullo schermo. Per attivare l'anteprima di stampa andare in file-anteprima di stampa oppure premete l'icona corrispondente nella barra degli strumenti. Il documento viene in questa finestra visualizzato come sarà stampato: è possibile zoommare usando il puntatore del mouse e la barra degli strumenti. Per uscire dall'anteprima di stampa si preme di nuovo su file-anteprima di stampa oppure si clicca sul pulsante "chiudi" presente nella barra degli strumenti.
Dalla finestra dell'anteprima di stampa è possibile anche impostare varie opzioni di stampa, come ad esempio i margini.
punto 4 di 4. Argomenti: modificare le impostazioni di stampa (documento intero, pagine specifiche, numero di copie) e stampare usando le proprie impostazioni o quelle predefinite.
Per stampare un documento si deve scegliere file-stampa. Nella finestra che si apre si può specificare se si vogliono stampare solo alcune pagine piuttosto che altre, oppure se si desidera stampare solo il testo selezionato; inoltre si può impostare il numero di copie da stampare e accedere alla finestra delle opzioni della stampante (che cambia da stampante a stampante) premendo sul pulsante "proprietà", a destra della casella combinata contenente il nome della stampare alla quale si desidera inviare la stampa (utile nel caso di stampanti condivise in una rete).
Per dare la conferma alla stampa si preme su "OK".
Ulteriori opzioni di stampa sono presenti nella finestra file-imposta pagina.

Esercitazioni: creare un nuovo documento e inserire del testo oppure aprire un documento precedentemente salvato. Formattare adeguatamente il documento, inserendo anche del testo colorato. Eseguire il controllo ortografico, eventualmente inserendo nel dizionario una parola mancante, come ad esempio il vostro cognome. Visualizzare l'anteprima di stampa e stampare il documento in bianco e nero. Provare a modificare le opzioni di stampa (con criterio!) e vedere che cosa accade.