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Modulo 3, elaborazione testi, parte 5 di 6: stampa unione, quattro punti.
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punto 1 di 4. Argomenti: comprendere il significato del termine stampa unione.
La stampa unione è un procedimento con il quale, a partire da un documento e da una sorgente di dati (come ad esempio una rubrica o un database: in sostanza è una tabella) si ottengono una serie di documenti che hanno tutti la stessa struttura, ma ognuno di essi ha dati diversi. Ad esempio il documento in questione può essere una lettera di auguri e la sorgente dati può essere l'elenco dei dipendenti di una azienda: su ogni lettera viene stampato nome, cognome e indirizzo di un dipendente diverso, prelevando i dati necessari dalla sorgente dati. Quindi parte della lettera è uguale per tutti i dipendenti, mentre alcuni punti della lettera variano da dipendente a dipendente.
punto 2 di 4. Argomenti: aprire o preparare un documento principale in cui inserire campi di dati.
Come scritto sopra, il primo elemento necessario per fare la stampa unione è un documento. Tale documento può essere creato nel modo consueto, oppure è possibile usare un documento già pronto, aprendolo. Il documento deve, ovviamente, contenere dei dati "generali", "di prova": infatti tali dati saranno poi, automaticamente, sostituiti con i dati presenti nella sorgente dati. Una volta creato il documento che serve si deve andare in strumenti-stampa unione-opzioni e scegliere, cliccando sul pulsante "crea", il tipo di documento che più si avvicina al progetto che si ha in mente. Se nessun documento si avvicina al progetto scegliere "lettere tipo". Una volta scelto il tipo di documento è possibile apportargli, se si vuole, ulteriori modifiche.
punto 3 di 4. Argomenti: aprire o preparare una lista di distribuzione o altri file di dati da usare nella stampa unione.
Quando si sono fatte le eventuali modifiche al documento si deve tornare in strumenti-stampa unione-opzioni e cliccare sul pulsante "dati" e scegliere, nel menù che appare, se creare una nuova origine di dati, aprirne una esistente oppure utilizzare la rubrica.
Se si sceglie di creare una nuova origine di dati si apre una nuova finestra nella quale inserire le colonne che devono essere presenti nella tabella di origine dei dati: word ne propone alcune, che possono essere rimosse o aggiunte cliccando sui pulsanti presenti; inoltre è possibile aggiungere delle voci che non sono presenti nell'elenco, semplicemente scrivendole nella casella di testo presente e scegliendo di aggiungere. Quando si preme su OK word chiede dove si desidera salvare la sorgente di dati che si sta creando: scegliere un nome ed una posizione e confermare. Adesso si è aperta la sorgente di dati, cioè la tabella, nella quale è necessario inserire i dati che si desidera, come si fa in una semplice tabella. Una volta concluso l'inserimento dei dati salvare e chiudere.
Se invece si sceglie di aprirne una esistente basta selezionare il file che contiene la sorgente di dati desiderata. Il file che si seleziona deve essere di uno dei formati che word riesce a riconoscere come sorgente di dati (tali formati sono elencati nella casella combinata presente in basso nella finestra di apertura). Le richieste di word a questo punto possono variare in base al tipo di file che si sceglie, in base al fatto che word riconosca o meno la presenza di una sorgente di dati, eccetera.
Infine è possibile scegliere di utilizzare la rubrica come sorgente di dati: cliccando su tale voce si apre una finestra in cui è richiesto qual è la rubrica da utilizzare.
punto 4 di 4. Argomenti: unire una lista di distribuzione ad una lettera o ad un documento di etichette.
A questo punto abbiamo sia il documento che la lista di distribuzione: non resta da fare altro che inserire i campi giusti nel documento e unire il tutto.
Con "inserire i campi" nel documento si intende l'inserimento dei nomi delle colonne della sorgente dati nel documento. Tale inserimento si fa cliccando sul pulsante "inserisci campo unione" (presente nella barra degli strumenti) e scegliendo nell'elenco che appare il nome della colonna da inserire. Una volta che anche i campi sono stati inseriti nel documento si deve unire documento e sorgente dati scegliendo "unisci" dalla finestra strumenti-stampa unione-opzioni: si apre una nuova finestra in cui scegliere, nella casella combinata "unisci a", se il documento che risulta dall'unione deve essere direttamente stampato (scegliendo "stampante") oppure deve essere creato come nuovo documento di word. Per confermare premere "unisci". In base alla selezione fatta il risultato dell'unione viene stampato oppure visualizzato in un nuovo documento di word.
NOTA BENE: i campi sono distinguibili dal testo normale perché sono evidenziati fra virgolette (« e ») e quando ci si posizione il cursore assumono uno sfondo grigio.

Esercitazioni: volete organizzare una festa in maschera e decidete di scrivere gli inviti utilizzando un programma di elaborazione testi. Scrivete l'invito (non più di 3 righe) per una generica persona di nome, guarda caso, "Mario Rossi", residente in "via roma, 55 - Firenze". Preparare una lista di distribuzione con i campi "Nome" e "Indirizzo" degli amici che volete invitare alla festa, inserire i dati di almeno 8 amici e aprirla. Sostituire i dati di "Mario Rossi" inseriti nell'invito con i campi della lista di distribuzione ed eseguire l'unione dell'invito con la lista. Visualizzare l'anteprima di stampa. Cosa c'è scritto al posto di "Mario Rossi" e al posto di "via roma, 55 Firenze"? Quanti inviti vengono stampati?